Les bons outils au bon moment

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On a tendance à croire qu’il est impossible de recréer l’ambiance d’un événement en personne à distance ou encore de planifier une rencontre d’équipe efficace et productive en ligne.  Ce n’est pas tout à fait vrai, il suffit d’avoir les bons outils!

 

La plateforme Zoom

Si une star est née durant la pandémie, ce n’est nul autre que cette fameuse plateforme de vidéoconférence.

Vous organisez une rencontre d’avancée de projet, vous cherchez à planifier un événement en ligne, vous désirez résoudre un problème complexe, zoom peut être le Robin à votre Batman! Ses fonctionnalités multiples telles que les salles de réunion, l’espace de conversation et le partage d’écran peuvent recréer l’effet d’une rencontre en personne. Assurez-vous d’être bien préparé, d’annoncer le contexte et l’agenda et de vous être pratiqué avec la plateforme pour que la réunion soit fluide et que la technologie ne prenne pas le dessus . Finalement, soyez garant du temps.

Vous rencontrez des gens pour la première fois à travers cette plateforme ou vous avez envie de donner un peu plus de vitalité à vos échanges?

« L’idéal c’est de faire un brise-glace qui fait sortir les gens de leur écran! Ça peut être des étirements dynamiques, donner mission comique ou juste lancer quelque chose qui les amène à interagir avec leur environnement réel, pour donner un coup de fouet à la motivation de tous! », propose Younouss Bello, coordonnateur au contenu à la Factry.

Toutefois, la fatigue du zoom est bien réelle. N’hésitez pas à prévoir des pauses, à dynamiser votre rencontre ou encore à rendre vos présentations interactives pour garder vos interlocuteurs éveillés.

Finalement, n’oubliez pas les courriels, les chats et le téléphone. Parfois, si vous voulez informer vos collègues d’un suivi sur un projet ou cherchez le meilleur créneau pour planifier une rencontre synchrone, une rencontre Zoom n’est pas nécessaire!

 

La plateforme Miro

L’objectif de Miro est de supprimer tous les obstacles au travail créatif et efficace. C’est un logiciel qui fournit aux équipes une toile blanche pour faire tout ce qu’ils veulent. Imaginez Miro comme un tableau blanc virtuel doté de toutes les fonctionnalités dont disposent Paint, Microsoft Word, Google Docs… On vous le dit : les possibilités sont infinies! Il suffit de savoir comment bien mettre à profit la plateforme pour qu’elle serve à la productivité de vos rencontres.

« Ce qui est bien avec Miro c’est qu’on peut travailler à distance, à différents moments,  mais aussi avec un grand nombre de collaborateurs. Plus de 500 personnes peuvent accéder au tableau et 200 peuvent l’utiliser en simultané, sans aucune limite de temps! On peut ainsi garder les traces d’un projet complexe et de longue haleine. C’est une excellente façon d’archiver l’information et de faciliter son partage », souligne Younouss.

En gros, Miro est une excellente plateforme pour récolter beaucoup d’idées, des pistes de solutions en un temps donné. Si vous cherchez à rendre vos présentions interactives et à faire en sorte que tout le monde travaille sur un canevas commun, Miro peut être la perle rare que vous avez toujours cherchée.

Encore une fois, la clé du succès est la préparation! Avec ses possibilités quasi infinies, Miro peut être étourdissante. Si le but de la rencontre n’est pas clair, ou si vous faites face à des gens moins expérimentés, évitez de vous perdre dans ses dédales. Le bon vieux Google doc ou Google slides peuvent faire l’affaire!

Trucs de pro :

  • Ne tenez pas pour acquis que tout le monde sait utiliser la plateforme. Bien qu’elle soit simple d’utilisation, il est conseillé d’envoyer un vidéo tutoriel avant les réunions pour s’assurer que chacun aille une idée de son fonctionnement.
  • Plus vous utiliserez la plateforme, plus vous verrez ce qui fonctionne pour vous. Bâtissez vos propres templates et mettez le tableau à votre main. Soyez créatif, tout est permis.
  • Établissez des limites claires et fixez des contraintes de temps lors de vos activités sur Miro. La créativité a besoin d’un carré de sable pour laisser place au plus grand château!

À chaque équipe sa manière de fonctionner. L’important, c’est de trouver un terrain d’entente où tout le monde se sent à l’aise. Testez, itérez et établissez un fonctionnement au sein de votre équipe. Après près d’un an de formations en ligne et de travail à distance, d’essais et d’erreurs, de conseils de pros et de recherches, la Factry a mis sur pied un nouveau cours Humaniser la collaboration en ligne pour vous aider à manier ces différents outils technologiques avec des mains de maître et recréer la magie d’une rencontre en personne !

Crédit photo : Mathilde Langevin Unsplash

Charlotte Burroughs Désy

Chargée de projets en communications, Factry