La Factry: inviter ChatGPT à un design sprint

L’entreprise cliente

Pour la deuxième fois en quelques mois, la Factry met en pratique ce qu’elle enseigne et se sert de ses méthodes innovantes pour faire passer l’école des sciences de la créativité à la prochaine étape de son développement.

L’enjeu

Au cours des dernières années, l’offre de formations et de solutions personnalisées de la Factry s’est démultipliée. Dans un monde du travail en transformation, le besoin de se former dans les compétences créatives est en effet devenu un critère de réussite. Comment répondre aux nouveaux défis techniques qui vont de pair avec la croissance de l’organisation tout en rehaussant significativement l’expérience utilisateur? Le constat est clair: le site web de la Factry a besoin d’une refonte.

Avant d’entamer la conception, la Factry souhaite s’assurer de saisir cette occasion unique d’innover. Elle cherche à concevoir un produit répondant clairement aux besoins des différentes clientèles et à présenter un brief clair, précis et inspirant à l’entreprise de développement numérique retenue pour le projet.

De plus, comme le site web touche l’ensemble de l’offre, il faudra pour ce faire arriver à fédérer les différentes équipes internes autour d’une vision commune centrée sur les besoins de la clientèle.

La proposition

Compte tenu de l’échéancier serré—on espère pouvoir compter sur un nouveau site fonctionnel à l’automne 2023—, l’équipe opte pour un design sprint. Cette méthode éprouvée place les usager·ère·s au centre des démarches en innovation, et permet, selon un processus de création accéléré particulièrement utile dans le cadre de projets complexes, de tester ses idées auprès des principaux·ales intéressé·e·s avant de les développer. L’objectif de la Factry est ici d’arriver, en bout de piste, à un prototype de site web qui soit hautement pertinent pour sa clientèle.

Mais, toujours à l’affut des possibilités de rendre son approche encore plus innovante, la Factry décide d’ajouter un élément très inhabituel dans l’équation: Cédric Martineau, lead de pratiques en innovation à la Factry et consultant chez Carverinno Conseil, propose d’inviter ChatGPT à participer au processus. C’est l’occasion pour la boite de tester cette intelligence artificielle extrêmement prometteuse. De manière inattendue, le lancement de ChatGPT-4 la veille du démarrage permet à l’équipe d’utiliser la version la plus performante du logiciel (la version accessible gratuitement demeure ChatGPT-3.5, et la Factry a constaté une grande différence quant à la qualité des contenus produits).

«J’étais tellement excité quand j’ai appris ça! se souvient Francis Beaumont-Deslauriers, analyste marketing numérique et communication à la Factry. Le fait qu’on implique une innovation technologique concrète dans nos façons de faire, c’était en droite ligne avec ce qu’on prône.»

«En plus, nous étions parmi les premiers dans le monde à l’essayer dans un design sprint en particulier», renchérit Marie-Eve Chaumont, directrice principale, stratégie et développement des affaires.

«On l’a intégré comme un participant, en ajoutant certaines balises éthiques, raconte Cédric Martineau, qui a agit comme facilitateur du design sprint. Par exemple, il n’avait pas le droit de vote aux moments décisifs, et il était opéré par une personne qui avait à cœur la réussite du projet.» L’équipe a aussi pris soin d’anonymiser certaines entrées dans le logiciel, qui, pour le moment, soulève d’importants enjeux de confidentialité: ChatGPT peut réutiliser l’information reçue à tout moment, et avec n’importe qui, sans égard à la propriété intellectuelle.

L’idée est d’expérimenter ce nouvel outil au potentiel immense: quelle valeur ajoutée peut-il apporter au déroulement bien huilé d’un design sprint? Que peut découvrir l’équipe en invitant une intelligence non humaine à la table de discussion? Rien de mieux que de tester l’outil soi-même avant de l’intégrer dans les formations et ateliers destinés à sa clientèle…

 

Le travail

Après quelques discussions lors de la phase de cadrage, la Factry détermine rapidement que le sprint doit se concentrer sur l’une de ses clientèles cibles en particulier: les gestionnaires d’entreprise et les chefs d’équipe.

En général, la formule très concentrée des design sprints force les participant·e·s à sélectionner rigoureusement la partie de leur projet qui leur apparait prioritaire à traiter. La Factry a choisi cette clientèle cible parce qu’il s’agit, en temps normal, de la plus difficile à rejoindre et à sonder. On estime également que le travail fait pour ce groupe servira d’inspiration pour les autres clientèles de l’organisation.

Avec l’aide de ChatGPT-4, rebaptisé J.A.K.E. pour l’occasion (en l’honneur du créateur des design sprints, Jake Knapp), l’équipe confirme dès le départ son intuition: l’enjeu principal entourant la présentation actuelle de son offre est son manque de clarté. Les étapes subséquentes servent donc à envisager des solutions créatives soumises de manière anonyme sur lesquelles il faut ensuite voter.

Sur ce plan, le processus des design sprints est d’ailleurs très efficace pour permettre à tout le monde d’exprimer ses idées sans que les aprioris ou les dynamiques internes ne biaisent les choix.

Chaque fois, J.A.K.E. s’illustre par sa capacité de synthèse inégalée.

«C’est arrivé régulièrement qu’on choisisse sa proposition, non pas parce qu’elle était radicalement originale ou différente des nôtres, mais simplement parce que J.A.K.E. était en mesure de la formuler de la manière la plus claire et complète», explique Francis Beaumont-Deslauriers.

«J.A.K.E. ne nous a pas nécessairement amenés ailleurs, puisqu’il se sert de ce qu’on lui donne, mais c’était un participant “neutre”—il ne portait pas tout le bagage émotif qu’il peut y avoir dans une équipe. Ça lui permettait de présenter les choses de manière très rationnelle, en allant droit au but», remarque à son tour Marie-Eve Chaumont.

Concrètement, au fil des ateliers, la personne responsable de gérer J.A.K.E l’abreuvait de toutes sortes d’informations soumises aux participant·e·s du sprint, ainsi que des transcriptions de leurs discussions. Sur la base de l’information disponible, J.A.K.E. répondait aux mêmes questions que l’équipe.

«C’était un peu comme avoir un Paul Houde à la table: quelqu’un avec une mémoire d’éléphant, qui se souvenait de tout ce qu’on avait dit, que ce soit il y a trois jours ou deux minutes, et qui était capable de faire des liens entre tout ça», lance Marie-Eve Chaumont.

Cédric Martineau a trouvé particulièrement réjouissant de voir la réaction des participant·e·s quand il leur annonçait que la proposition de ChatGPT-4 était celle qu’ils et elles avaient retenue. «La performance de cette intelligence artificielle est absolument fascinante! J.A.K.E. n’a pas été révolutionnaire par sa créativité, mais il a certainement révolutionné le temps consacré à la gestion des données, et tout le volet “synthèse”.»

L’équipe a finalement bâti un prototype de plusieurs pages web fictives intégrant ses meilleures idées, prototype que Cédric Martineau a ensuite soumis à un petit panel de client·e·s. Leurs commentaires ont entre autres permis de présenter avec plus de clarté encore certains éléments, et de mieux personnaliser l’outil.

«Il y avait une idée à laquelle j’avais du mal à me rallier au départ, parce que je jugeais qu’elle était trop chronophage pour que les utilisateurs s’en servent, relate Francis Beaumont-Deslauriers. Mais, finalement, c’est une des propositions qu’ils ont le plus appréciées! Ça m’a rappelé à quel point c’est important de tester notre ressenti: parfois, on pense qu’on sait, mais, finalement, quand on interroge les gens, on se rend compte que nos impressions ne sont pas toujours le reflet de la réalité.»

Le résultat

Même si l’ampleur du chantier dépasse ce qui était prévu à l’origine, l’équipe de la Factry dispose maintenant d’une idée claire de ce qu’elle doit faire avant de briefer l’équipe de conception du site web. C’est d’ailleurs l’une des grandes forces des design sprints en général, et c’est ce qui les rend hyperperformants pour soutenir les entreprises dans le démarrage de grands projets, peu importe leur nature.

«Moi, j’arrivais dans le sprint avec une obsession à propos de l’arborescence du site, se souvient Francis Beaumont-Deslauriers. Mais, grâce au processus, j’ai vite compris qu’il y avait des choses beaucoup plus fondamentales auxquelles on devait d’abord s’attaquer.» C’est toute la manière de présenter et de classer son offre diversifiée que la Factry doit revoir.

«On est à un point de non-retour: on a soulevé le tapis, on a vu quel ménage devait être fait, et on a même classé la poussière, illustre Marie-Eve Chaumont. Petit à petit, on va faire le ménage—on a déjà commencé.» La Factry vise toujours une mise en ligne à l’automne 2023.

«Nous aurions pu passer des heures innombrables à générer des idées qui ne répondaient en rien à ce que notre clientèle recherche. Le design sprint nous a fait économiser temps et argent», insiste Marie-Eve Chaumont.

Pour Cédric Martineau, cette première expérience de design sprint avec ChatGPT-4 ouvre toutes sortes de possibilités. «Non seulement sa capacité de synthèse est extraordinaire pour produire des résumés à la fois exhaustifs et dénués des biais que peuvent avoir les humains, mais elle permettra aussi, si les circonstances le justifient, de carrément retrancher certaines étapes d’un design sprint.» Le lead de pratiques en innovation de la Factry y voit autant d’occasions d’alléger ce processus très riche, mais plutôt énergivore, notamment en requérant la présence de l’équipe de travail seulement à certains moments clés du processus.

«On ne souhaite pas adapter notre offre à toutes les modes passagères, mais on considère que l’arrivée de ChatGPT dans nos vies a un potentiel transformateur similaire à celui qu’avait l’arrivée de l’internet, explique Marie-Eve Chaumont. Si, comme créatifs, on n’apprend pas à s’en servir, on passe à côté de quelque chose.»

Il ne s’agit pas—du moins pas pour le moment—de remplacer les êtres humains dans des rôles fondamentaux, mais plutôt de décupler ce qu’ils seront capables d’accomplir. «Les gens qui refusent d’utiliser l’intelligence artificielle auront du mal à se mesurer à ceux qui ont décidé d’embrasser ses possibilités», résume Cédric Martineau. En ce sens, la Factry est très bien positionnée.

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