Depuis plus de 35 ans, EXFO développe des solutions pour tester, pour surveiller et pour analyser les réseaux de télécommunication partout dans le monde. Née dans un appartement de la ville de Québec, l’entreprise compte aujourd’hui 1 900 employé·e·s dans plus de 25 pays.
L’enjeu
Pour la première fois de son histoire, EXFO rassemble l’ensemble de ses dirigeant·e·s, le temps d’un sommet de deux jours à Mont-Tremblant. Environ 120 leaders de partout dans le monde sont réunis pour des présentations et des ateliers. La haute direction souhaite en profiter pour rehausser le sentiment d’appartenance, pour développer le leadership dans l’entreprise et pour faire en sorte que les dirigeant·e·s s’approprient le plan stratégique. Elle fait donc appel à La Factry pour concevoir deux ateliers qui permettront aux invité·e·s de s’amuser tout en renforçant les liens qui les unissent et en consolidant les apprentissages de la fin de semaine.
La proposition
D’entrée de jeu, La Factry suggère d’utiliser la méthode Lego Serious Play (LSP), un processus expérientiel qui permet d’échanger en équipe autour de questions spécifiques sur la base de constructions réalisées par les participant·e·s avec les fameux blocs colorés. Le jeu pousse à réfléchir et génère des discussions franches à partir d’un langage commun universel—un atout non négligeable pour une équipe provenant des quatre coins du monde.
«La proposition était assez forte pour piquer notre curiosité, puis on s’est dit qu’il fallait rapidement s’assoir avec La Factry pour mieux comprendre, raconte Louis Adam, chef de la direction du marketing chez EXFO. La première question qui vient à l’esprit, c’est: est-ce que ça va être ridiculisé par les participants? On a beau arriver avec quelque chose d’original et de créatif, ce genre de sommet-là, ce n’est pas juste un gros party: on a des objectifs d’affaires, ça nous prend un retour sur investissement. Quand on fait venir ce grand nombre de personnes des quatre coins de la planète, il faut que ça serve à quelque chose. Mais ça a été réglé en un appel.»
EXFO est sensible à la méthode, qui lui semble entre autres efficace pour parler en termes simples des stratégies d’une entreprise évoluant dans un domaine somme toute complexe.
«Par la suite, on a eu quelques rencontres pour préciser les objectifs d’EXFO par rapport aux ateliers, dans le contexte des objectifs plus larges de la conférence», ajoute Simon Bourdeau, professeur à l’École des sciences de la gestion de l’UQAM, et maitre d’atelier spécialisé dans la méthode LSP.
Fidèle à sa façon de faire, La Factry a personnalisé un outil générique—dans ce cas-ci, LSP—aux besoins du client. Il est convenu qu’il y aura deux séances, à raison d’une par jour. Avec l’aide d’EXFO, les ateliers sont conçus en complémentarité avec les autres activités de la fin de semaine pour mettre les participant·e·s en action et pour leur permettre de réfléchir à comment ils et elles allaient intégrer leurs apprentissages dans leur travail, et s’approprier le plan stratégique qui leur avait été présenté.
«Habituellement, on utilise LSP avec des petits groupes d’une dizaine de personnes, et moi, comme facilitateur, je suis à la table pour guider la discussion, explique Simon Bourdeau. Là, avec 120 personnes, il fallait faire les choses différemment. On avait une période d’environ 1h30 chaque jour, donc il fallait que ça roule, que ce soit le fun, et que ce soit pertinent.»
«J’ai vu chez l’équipe de La Factry un désir d’adapter la formule en fonction de l’audience, des gens qu’on voulait engager dans ces ateliers», ajoute Louis Adam.
Le travail
Le jour J, La Factry débarque à l’hôtel de Mont-Tremblant avec quatre poches de hockey remplies de Lego.
«On avait hâte de voir ce que ça donnerait concrètement, et comment ça allait être accueilli, relate Louis Adam. Pour gérer les attentes, je me plaisais à répéter que soit on allait atteindre notre objectif et avoir beaucoup d’impact, soit on allait se planter royalement, mais que, dans tous les cas, ça ne pouvait pas être plate.»
Dans la grande salle de conférence, les tables forment des groupes de six, et chaque groupe dispose d’une bonne quantité de blocs pour construire ses modèles en suivant les instructions de Simon. Les étapes du processus LSP sont les suivantes: poser le défi (quoi construire), construire (chaque personne est appelée à bâtir son propre modèle Lego, selon sa propre lecture), puis, tour à tour, présenter sa construction (en se laissant guider par des questions lancées par Simon au micro), et discuter en équipe (les collègues à la table peuvent rebondir sur la présentation, poser des questions).
«Les gens ont embarqué, ils se sont mis en action rapidement, le niveau d’énergie était excellent, rapporte Louis Adam, qui était à la fois participant et observateur. Au-delà de l’expérience le fun, ce qu’ils disaient était réfléchi, intelligent, pertinent: ce n’était pas juste un party de Lego.»
«Ça a été deux jours vraiment formidables», renchérit Simon Bourdeau.
Parmi les autres exercices, les participant·e·s ont par exemple dû fabriquer un modèle Lego qui représentait de quelle manière ils et elles souhaitent développer leur rôle de leader dans la prochaine année; un autre qui illustrait les qualités qu’ils et elles apportent chez EXFO; un autre aussi qui reflétait leur compréhension des implications du plan stratégique de la compagnie pour leurs équipes…
La dernière journée du sommet, l’équipe de La Factry et le président-directeur général, Philippe Morin, avaient une dernière surprise pour les dirigeant·e·s: une partie collective de roche-papier-ciseaux.
«On a eu une rencontre avec La Factry la veille à 21h pour scénariser cette partie-là, et peaufiner les détails, raconte Louis Adam. Mais, une chose dont on s’est rendu compte le lendemain, c’est que, autant les Lego, c’est universel, autant roche-papier-ciseaux, ça ne l’est pas. Heureusement, on s’y était préparés.»
Après une courte démonstration, l’atelier a pu commencer. À chaque duel, la personne qui perdait devait encourager la personne gagnante. Au fil des parties, de grandes équipes se sont donc dessinées, chacune soutenant son athlète à grands cris.
«Tout le monde a embarqué, ça gueulait, c’était hallucinant! rigole Simon Bourdeau. Puis, quand il restait seulement deux personnes qui devaient s’affronter, on a fait un deux de trois sur la scène, et il y a un petit trophée en Lego qui a été remis… L’équipe est partie sur un high, vraiment dans l’esprit du slogan de la fin de semaine, “Together, we’re EXFOstrong”.»
«Et tout ça, ça s’est passé dans un groupe de gens qui, dans certains cas, ne s’étaient jamais rencontrés en personne!» souligne Louis Adam.
Le résultat
Les ateliers conçus en collaboration avec La Factry ont contribué à mettre en action les leaders rassemblés physiquement pour la première fois.
«Le fait d’avoir des ateliers où les gens avaient des choses à réaliser, au-delà des présentations habituelles, ça a permis de générer énormément d’idées. On avait conçu le sommet comme ça. On sait que les gens retiennent davantage ce qu’ils ont dit que ce qu’ils ont entendu, et, sur ce point-là, je pense que ça s’est vraiment bien passé», estime Louis Adam.
EXFO est aussi particulièrement heureuse de s’être donné le droit d’essayer quelque chose de différent.
«On ne fait pas des opérations à cœur ouvert, non plus… Il faut se permettre d’essayer. À partir du moment où il se passe quelque chose entre les deux oreilles, où les gens essaient de réaliser la tâche, peu importe comment ils la réalisent, on a déjà atteint notre objectif. Après, si ça se passe bien et que les idées qui émergent sont créatives, c’est encore mieux.»
Après le sommet, un participant a affirmé qu’il s’agissait de ses plus beaux jours comme leader chez EXFO jusqu’à maintenant—et il a rejoint l’entreprise il y a déjà plusieurs années.
«En bout de ligne, prendre du temps avec les gens, les sortir de leur contexte, les mettre en action et essayer des choses, ça peut être réellement mobilisant», insiste Louis Adam.
