S’outiller pour la collaboration en ligne

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Si la pandémie nous a prouvé une chose, c’est que les plateformes technologiques permettent le travail à distance sans que le rendement en souffre. Il suffit de savoir s’adapter à de nouvelles règles non écrites et d’apprivoiser les outils numériques et collaboratifs qui s’offrent à nous. Voici quelques trucs pour remettre les pendules à l’heure et vous donner la chance d’accomplir un travail d’équipe créatif et à la hauteur de vos attentes.

Une communication efficace

Pour maintenir des relations positives avec vos collègues et afin de s’adapter à la nouvelle réalité, vous devrez probablement redéfinir certains éléments de votre environnement que vous considériez auparavant comme allant de soi. Comme la plupart de nos interactions se font maintenant à travers l’intermédiaire d’un écran, il peut être facile de mal interpréter l’autre. Nous devons donc nous efforcer d’être clairs, chaleureux et ouverts autant à l’écrit que lors d’une rencontre par vidéoconférence.

Soyez clairs

Avant de commencer à écrire un courriel, demandez-vous : « Quelle est LA chose que je veux que mon lecteur comprenne ? » et « Quelle est LA chose que je veux qu’il fasse ensuite ? ».  Essayez d’être précis et établissez des dates d’échéances. Vos interlocuteurs sauront à quoi s’attendre et vous n’aurez pas (ou moins!) de mauvaises surprises.

Aussi, étant donné que la principale manière de communiquer avec les autres passe désormais par le bon vieux courriel, dites-vous que vos collègues et vos collaborateurs en reçoivent beaucoup! Rendez alors votre message facile à comprendre en un coup d’œil. Diviser les gros paragraphes en plus petits et utilisez des titres et des puces en gras pour vous aider à structurer vos idées. Allez droit au but, sans trop de mots complexes et de structures de phrases à la Baudelaire. Cela sauvera du temps à vos collègues et ils vous en remercieront!

Faites de la place à l’intelligence émotionnelle

Une simple affirmation comme « Je ne comprends pas cette décision » peut sembler anodine en personne, mais peut paraitre menaçante sur Slack ou par e-mail, où les expressions faciales et les intonations sont absentes.

Trucs et astuces :

  • Évitez les malentendus en faisant attention à votre choix de mots et en réfléchissant à la portée de vos propos.
  • Connaissez votre audience et vos interlocuteurs : l’ironie et le sarcasme peuvent être votre atout principal avec votre work husband, mais être moins bien perçus dans un groupe plus important…
  • Poser des questions pour tenter d’effacer les a priori.
  • Par écrit : un emoji bien placé par jour éloigne les conflits pour toujours (ou pour un certain temps)!

Assurez-vous de conduire des rencontres efficaces

On a tendance à croire qu’il est impossible de recréer l’ambiance d’un événement en personne à distance ou encore de planifier une rencontre d’équipe efficace et productive en ligne. Ce n’est pas tout à fait vrai! Voyez comment faire pour améliorer l’expérience d’ateliers virtuels :

Soyez inclusifs

La diversité de points de vue conduit à de meilleures solutions et à des décisions plus créatives. Voici comment s’assurer que vos collègues ou clients se sentent écoutés et pris en compte :

  • Faites participer activement les personnes qui s’expriment moins. Certaines fonctionnalités dans Zoom permettent de créer de plus petits groupes et d’ainsi faire en sorte que l’expérience peut être moins stressante pour les plus timides. Le chat donne également une option de s’exprimer moins engageante que de prendre la parole.
  • Bâtissez un safe space : faites en sorte que vos interlocuteurs sentent qu’ils ont droit à l’erreur et évitez tout jugement. Misez sur l’ouverture et l’apprentissage plutôt que la performance et la réussite. Ça viendra! Si vous avez un point de vue différent, assurez-vous de l’exprimer de manière bienveillante et constructive.
  • Ce n’est pas parce que quelqu’un est plus réservé qu’il n’a pas de bonnes idées. Au contraire! La beauté avec le « en ligne », c’est que des plateformes comme Miro permettent à chacun de travailler sur tableau collaboratif, en même temps, sans avoir à prendre la parole. Tirez le meilleur du jus de cerveau de votre équipe en laissant libre cours aux idées créatives à l’intérieur d’un cadre prédéfini.

Soyez bien préparés

La clé du succès est à la préparation. Elle vous empêchera de tourner en rond et de vous faire perdre votre temps et celui de vos collègues. Votre séance doit être structurée : les participants doivent savoir en amont ce qu’on attend d’eux et les moments où vous interviendrez doivent être planifiés.

Trucs et astuces:

  • Déterminez l’objectif de la rencontre et partagez-le avec les participants.
  • Établissez des limites claires et fixez des contraintes de temps lors de vos activités collaboratives. La créativité a besoin d’un carré de sable pour laisser place au plus grand château!
  • La « fatigue zoom est réelle ». N’hésitez pas à prévoir des pauses, à dynamiser votre rencontre ou encore à rendre vos présentations interactives pour garder vos interlocuteurs éveillés.
  • Afin de faire en sorte que tous les participants se connaissent et de s’assurer qu’ils soient sur la même longueur d’onde, prévoyez un brise-glace pour bien partir la rencontre!

Meeting ou courriel?

Avant toute chose, rappelons-nous à quel point une rencontre inutile en personne, qui aurait pu être un courriel, pouvait faire l’objet de mécontentement. Eh bien, sans surprise, c’est pareil pour le travail à distance!  Pensez à deux fois avant de prévoir une réunion. Vous voulez informer vos collègues d’un suivi sur un projet? Vous pensez à planifier une rencontre synchrone pour prévoir un futur rendez-vous zoom? Le courriel reste un excellent moyen de communiquer pour ce genre de sujet.

 

La nouvelle réalité du télétravail amène son lot de défis et transforme nos pratiques professionnelles. Comment pouvons-nous tirer le meilleur de l’expérience collaborative numérique? Les plateformes numériques facilitent l’avancement de projets créatifs et offrent la chance aux équipes de pousser leurs idées plus loin. Laissez-vous tenter par notre formation Humaniser la collaboration en ligne et apprenez à animer et conduire des rencontres virtuelles plus humaines tout en optimisant la contribution de vos équipes.

Crédit photo : Myriam Baril-Tessier

Charlotte Burroughs Désy

Chargée de projets en communications, Factry